Historia
Ricardo, propietario de Tour Inn, abrió hace un año una pequeña empresa de turismo activo en la que organiza rutas a caballo con diferentes excursiones por la sierra. Ricardo se siente orgulloso de este pequeño proyecto ya que es un apasionado del senderismo y le encanta montar a caballo.
Él mismo ha seleccionado cuidadosamente las rutas, adaptándolas a distintos niveles de exigencia, de forma que las personas que decidan hacerlas vivan una experiencia única y que disfruten en todo momento del contacto con la naturaleza y los animales.
Para que esto suceda, Ricardo también se ha esmerado en escoger a 2 monitores que tienen muy en cuenta no solo los aspectos técnicos, sino el trato humano con las personas. No todo el mundo está habituado a tratar con caballos y, para los que realizan esta actividad por primera vez, este primer contacto puede resultar imponente.
La elección de los caballos también era algo importante para Ricardo, ya que quería que estos animales ofreciesen plenas garantías. Esto pudo solventarlo gracias a un contacto de confianza que tenía un criadero de caballos en el que los animales crecían sanos, libres y cuidados. Entrenados desde jóvenes para convivir con personas y acostumbrarse a esta relación.
Desafío
Ricardo diseñó 4 rutas para los turistas. Tiene 2 instructores que pueden dirigir las rutas y 20 caballos. Le gustaría crear un sistema que le permita programar las rutas, de forma que cada una de ellas esté limitada a 1 instructor y 8 jinetes (caballos). Por supuesto, no quiere que haya un exceso de reservas.
El verdadero problema de Ricardo está en la limitación del número de instructores y caballos. Los clientes de Ricardo pueden elegir 4 rutas de diferente duración, en las que cada ruta incluye varias paradas. Pero cuando se han reservado 2 rutas, para un día determinado a una hora (ocupando la disponibilidad de sus 2 monitores), el resto de reservas para ese día y hora en concreto no están disponibles y deberían quedar bloqueadas.
Ricardo tiene que perder mucho tiempo llamando a posibles clientes para decirles que no tienen disponibilidad a esa hora determinada y pedirles que elijan otra fecha. Luego tiene que llamar a sus instructores y pedirles que estén disponibles para la fecha que desean.
Solución
Tras analizar su situación, considerar las opciones y sopesar los pros y los contras, llegó a la conclusión de que necesitaba una herramienta informática para gestionar la reserva de sus actividades turísticas. Un software de gestión de reservas que permita a los turistas ver cuántas excursiones quedan por actividad/ruta y que les permitiese reservar una ruta concreta, de forma que las demás opciones queden desactivadas para evitar el temido overbooking.
Tras probar Balaena Toolkit, Ricardo quedó más que satisfecho con su funcionamiento. No sólo le permitía adaptar la disponibilidad de sus monitores a las rutas reservadas, sino que la capacidad de configuración de Balaena, le permitía ampliar en un futuro su monitores y sus rutas, pudiendo hacer distintas combinaciones de horarios y días.
Por ejemplo, si Ricardo quisiese contratar un monitor extra, únicamente para los fines de semana, podría ocupar una tercera ruta extra de su oferta y activar dicha opción en Balaena Toolkit. De esta forma con esta oferta dinámica podría ofrecer más plazas y dejar menos opciones bloqueadas, maximizando sus beneficios.
Ricardo se quedó encantado con la versatilidad y la capacidad de Balaena Toolkit ya que le ha permitido mejorar la experiencia de reserva de sus clientes y ahorrarle tiempo en la gestión de las reservas de sus rutas a caballo.
